Как подавать кофе и чай в офисе?

Если вы работаете секретарем или помощником руководителя, то в ваши обязанности наверняка входит подача чая и кофе на переговорах и совещаниях.

Эта на первый взгляд простая процедура имеет некоторые тонкости, поэтому мы поговорим о том, как правильно подавать кофе и как подавать чай в офисе.

Если в вашем офисе есть должность кофе­ леди, то подавать кофе будет она, во всех остальных случаях это будет делать секретарь. На курсах секретарей, как правило, всегда обучают тому, как подавать кофе. Возможно, вам повезет, и вас обучат подаче кофе и чая согласно рекомендациям департамента протокола МИД. Однако несмотря на эти рекомендации, в офисах часто присутствует свой корпоративный этикет подачи кофе, который может несколько отличаться от общепринятого.

Для подачи чая и кофе вам понадобится красивая, удобная посуда. Если такая посуда в офисе есть – отлично. Если нет, то закажите ее офис­ - менеджеру или, если функции офис ­менеджера совмещаете вы – купите ее сами. Предполагается, что у вас будет несколько крепких больших подносов для того, чтобы подавать кофе на переговорах с большим количеством участников, а также несколько небольших подносов.

Необходимо иметь набор красивых кофейных чашек и чайных чашек с блюдцами, несколько вазочек для печенья, несколько сахарниц, не менее 12 высоких прямых и одинаковых стаканов для воды, набор чайных ложек, несколько вазочек для конфет и фруктов, щипчики для сахара для каждой сахарницы, специальные вилки с двумя зубчиками для тарелочек с лимоном, салфетки.

В компании существует своя политика того, какой кофе подавать на переговорах: заварной или растворимый. И тот и другой кофе необходимо приготовить еще до вашего похода в переговорную.

Когда секретарю подавать чай в офисе?

Это также может зависеть от того, что принято в компании. По официальному протоколу принято готовить чай и кофе за пределами переговорной, а затем принести в переговорную и спрашивать каждого гостя, что он предпочитает: чай или кофе.

Возможен другой порядок: минут через 5 после начала переговоров секретарь заходит в переговорную, подходит к каждому участнику и тихонько спрашивал его, что тот будет. Однако на переговорах официального или очень высокого статуса такой подход, пожалуй, не подойдет.

Значительно облегчит вашу задачу предварительная подготовка к переговорам, после которой вам останется только позаботиться о том, как подавать кофе.

Как правило, вы заранее знаете количество участников, поэтому перед переговорами принесите в переговорную сахар, бутылки с минеральной водой, вазочки с печеньем и конфетами, фрукты, тарелочки с лимоном, стаканы, салфетки.

Мы также рекомендуем поставить немного запасной посуды на кофейный столик в переговорной на случай, если придет больше гостей.

По поводу подачи сахара существуют различные мнения. Одни источники рекомендуют класть два кусочка сахара на чайную ложку, которая кладется на блюдце. На наш взгляд, у этого правила есть ряд неудобств. Вы не знаете, сколько кусочков сахара хочет положить в чашку гость. Хорошо, если два или один. А если три? Поэтому можно просто поставить вазочку с кусковым сахаром на стол. Если гостей много, поставьте несколько вазочек, чтобы гостям не приходилось тянуться за сахаром и тем более отвлекать других участников переговоров, прося передать им сахар. К сахарнице обязательно должны идти щипчики для сахара.

Куда их класть? Можно на блюдце рядом с сахарницей, но более удобно повесить щипчики прямо на сахарницу, чтобы их не нужно было искать и отвлекаться.

Перед началом переговоров и перед тем, как подавать кофе, убедитесь, что в переговорной стоит минеральная вода в бутылках, как с газом, так и без газа. Открывать бутылки не нужно. Иногда в маленьких офисах и на небольших переговорах бутылки не выставляют, а приносят воду в стаканах вместе с кофе.

Литровые бутылки на стол выставлять нельзя.

Нарезая лимон и фрукты, убедитесь, что делаете это непосредственно перед началом переговоров, иначе они заветриваются и будут выглядеть очень непрезентабельно. Лимон выложите кружочком на небольшой тарелочке или блюдце и обязательно положите на тарелочку или рядом специальную вилку для лимона, чтобы его не приходилось брать руками. Печенье нужно вынуть из упаковок и поставить на стол в красивых вазочках.

Не заказывайте слишком жирное печенье, которое оставляет следы на одежде и документах. Также не заказывайте слишком жесткое печенье, которое нужно буквально грызть. Конфеты в обертке подавайте завернутыми, конфеты в коробках выставляйте на столы в открытых коробках. Также положите на стол несколько тарелочек, на которых будет ассортимент из чайных пакетиков. Подавать чай в офисе лучше так: вы приносите чашки с горячей водой, а гости сами выбирают пакетик и кладут в чашку. Класть в чашку пакетик, а также сахар нельзя.

Кофе обычно подают в кофейных чашках, а чай – в чайных. Выбирая кофейные чашки, не приобретайте слишком маленькие. В них вы сможете подавать только кофе эспрессо, и большую часть они будут бездействовать, т.к. растворимый кофе, к примеру, в них пить также неудобно.

Чай и кофе не подают в кружках или чашках без блюдец, а воду не приносят в пластиковых стаканчиках. Пластиковые ложки также неприемлемы. Не подавайте треснувшую посуду, посуду с отколотыми краями.

Подавая чай или кофе, кладите на блюдце также чайную ложку. Также не забудьте положить на стол несколько вазочек с порционными сливками. В некоторых офисах принято подавать не порционные сливки, а сливки в специальных молочниках. Убедитесь, что на столе их несколько, чтобы людям не приходилось тянуться.

Класть или не класть салфетку на блюдце?

Официальные источники рекомендуют – не класть. Тем не менее во многих офисах заведено класть на блюдце красивую бумажную салфетку, а потом ставить на нее чашку. Это удобно, т.к. при подаче кофе чашки не звенят и никому не мешают, а если гость прольет немного кофе, влага впитается в салфетку. Офицальный протокол против этого, т.к. считается, что если гость прольет слишком много кофе, из салфетки образуется жижа.

Как правильно подавать чай в офисе?

Подавать чай лучше с той стороны, с которой расположена дверь от гостя. Дело в том, что секретарь должен подавать кофе, не прерывая ход переговоров, делая это наиболее незаметно и тихо. Если дверь в переговорную находится справа от гостя, лучше подойти к нему справа, чем лезть непременно с левой стороны и всем мешать.

Кто первый получает свой кофе?

Сначала кофе подается гостям, затем переводчикам (если присутствуют) и только потом начальнику. Если гостей много, попросите кого-­нибудь из других секретарей (и даже офис­ менеджера, если придется), помочь вам донести огромные подносы. Это будет лучше, чем если вы будете ходить туда­ сюда много раз.

Когда забирать посуду?

Лучше всего это сделать уже по окончании переговоров, чтобы опять же, никому не мешать. Однако, если переговоры затягиваются, например, можно заранее обсудить это с начальником, удобно ли, чтобы вы входили во время переговоров за посудой и чтобы спросить, подавать ли еще кофе.

Некоторые начальники предпочитают позвонить в таких случаях из переговорной и попросить забрать посуду.

И еще один момент.

Некоторые секретари почему­-то стесняются подавать кофе и чай в офисе, почему­ то считая это делом постыдным. Думают что­-то вроде: «Я пять (шесть) лет в институте училась не для того, чтобы кофе подавать!». На наш взгляд, это не совсем правильная позиция. Отнеситесь к этому вопросу по­-другому — так, как будто это ваш офис, а вы в нем хозяйка. Дома вы же не стесняетесь  подавать кофе, приносить гостям напитки, чтобы они чувствовали себя у вас комфортно и знали, что вы им рады? Так же и в офисе. Это и ваши гости тоже. Сделайте, чтобы им было приятно находиться в вашем офисе. Предложите чай или кофе на переговорах, который ждет встречи с начальником. Делайте это с радостью, и людям будет очень приятно приходить в офис вашей компании!